Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menetapkan Mesej Outlook Penting

Isi kandungan:

Video: Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menetapkan Mesej Outlook Penting

Video: Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menetapkan Mesej Outlook Penting
Video: Aiming's Best Kept Secret - Fingertip Skating 2024, Mac
Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menetapkan Mesej Outlook Penting
Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menetapkan Mesej Outlook Penting
Anonim
Image
Image

Outlook membolehkan anda membuat dan menyesuaikan paparan folder dalam banyak cara, seperti menambah dan mengalih keluar lajur atau mengelompokkan dan menyusun mesej. Anda juga boleh memohon peraturan untuk membuat mesej paparan Outlook dengan cara yang berbeza berdasarkan sifat mereka (seperti penghantar, baris subjek, atau cap waktu). Ini dipanggil pemformatan bersyarat. Mari kita lihat bagaimana ia berfungsi.

Kemas kini: Salah satu pembaca kami memberi perhatian kepada kami bahawa pemformatan bersyarat hanya tersedia pada versi Windows Outlook dantidak versi macOS. Terima kasih, Christy!

Bermula

Untuk memulakan pemformatan bersyarat, pergi ke Lihat> Lihat Tetapan.

Anda juga boleh mengakses Tetapan Paparan Lanjutan dengan mengklik kanan kepala folder dan memilih perintah "Lihat Tetapan".
Anda juga boleh mengakses Tetapan Paparan Lanjutan dengan mengklik kanan kepala folder dan memilih perintah "Lihat Tetapan".
Tetingkap Tetapan Paparan Lanjutan membolehkan anda menyesuaikan paparan folder. Klik butang "Pemformatan Bersyarat".
Tetingkap Tetapan Paparan Lanjutan membolehkan anda menyesuaikan paparan folder. Klik butang "Pemformatan Bersyarat".
Ini membawa anda ke tetingkap Pemformatan Bersyarat yang anda akan gunakan untuk menyediakan peraturan yang berbeza untuk bagaimana format diformat.
Ini membawa anda ke tetingkap Pemformatan Bersyarat yang anda akan gunakan untuk menyediakan peraturan yang berbeza untuk bagaimana format diformat.
Item yang dipaparkan dalam senarai "Peraturan untuk pandangan ini" adalah peraturan lalai yang disertakan dengan paparan folder yang tidak disesuaikan. Sebagai contoh, anda dapat melihat bahawa "Mesej yang belum dibaca" dipaparkan dalam font tebal, biru Segoe UI dengan saiz 11 mata.
Item yang dipaparkan dalam senarai "Peraturan untuk pandangan ini" adalah peraturan lalai yang disertakan dengan paparan folder yang tidak disesuaikan. Sebagai contoh, anda dapat melihat bahawa "Mesej yang belum dibaca" dipaparkan dalam font tebal, biru Segoe UI dengan saiz 11 mata.

Bagaimana Peraturan Kerja

"Peraturan" adalah syarat yang perlu dipenuhi mesej untuk Outlook untuk memohon pemformatan. Dalam peraturan lalai, sebagai contoh, peraturan "Mesej Tidak Sihat" diaktifkan apabila mesej ditandakan sebagai belum dibaca. Apabila peraturan itu diaktifkan, Outlook menggunakan font tebal, biru, 11 titik Segoe UI untuk memaparkannya.

Outlook menggunakan peraturan mengikut urutan dari bahagian atas senarai. Peraturan yang lebih tinggi pada senarai lebih penting daripada peraturan yang lebih rendah. Bagaimanakah ini berfungsi dalam amalan? Katakan anda mempunyai dua peraturan, satu di bahagian atas senarai yang mengubah font menjadi hijau, dan satu turun ke dalam senarai yang mengubah font menjadi merah. Sekiranya mesej memenuhi syarat kedua-dua peraturan, fon akan ditukar menjadi hijau kerana peraturan itu lebih tinggi pada senarai-peraturan yang menetapkan fon ke merah diabaikan.

Dengan peraturan lalai, anda hanya boleh menukar fon. Anda tidak boleh memadam peraturan lalai, atau menggerakkan perintah itu, atau menukar syarat untuk peraturan. Anda boleh mematikan peraturan lalai walaupun, dengan menyahtanda mereka dalam senarai "Peraturan untuk pandangan ini".

Bagaimana Menambah Peraturan Baru

Dalam tetingkap Pemformatan Bersyarat, klik butang "Tambah". Peraturan baru yang dipanggil "Untitled" akan ditambah ke senarai. Berikan nama anda dan kemudian klik butang "Keadaan".

Tetingkap penapis membolehkan anda membuat keputusan tentang keadaan, atau syarat-syarat, bahawa surat itu perlu dipenuhi untuk diformat.
Tetingkap penapis membolehkan anda membuat keputusan tentang keadaan, atau syarat-syarat, bahawa surat itu perlu dipenuhi untuk diformat.
Kami hanya akan menggunakan contoh mudah di sini dan memilikinya mencari mesej yang dihantar oleh "Rob Woodgate" dan mengandungi perkataan "Outlook" dalam bidang Subjek.
Kami hanya akan menggunakan contoh mudah di sini dan memilikinya mencari mesej yang dihantar oleh "Rob Woodgate" dan mengandungi perkataan "Outlook" dalam bidang Subjek.

Untuk melakukan ini, mula-mula klik butang "Dari", yang membuka buku alamat, dan pilih kenalan.

Kemudian kami menambah "Outlook" ke dalam medan "Cari medan kata", memastikan pilihan "Subjek Bidang Sah" dipilih dari senarai lungsur "Dalam". Klik "OK" apabila anda selesai.
Kemudian kami menambah "Outlook" ke dalam medan "Cari medan kata", memastikan pilihan "Subjek Bidang Sah" dipilih dari senarai lungsur "Dalam". Klik "OK" apabila anda selesai.
Kembali dalam Pemformatan Bersyarat, klik butang "Font".
Kembali dalam Pemformatan Bersyarat, klik butang "Font".
Kami akan membuat mesej yang sepadan dengan penapis yang kami sediakan dipaparkan dengan ungu dan tebal. Tetapkanlah padamu namun anda mahu, klik butang "OK", klik "OK" sekali lagi untuk menutup tetingkap Pemformatan Bersyarat, dan kemudian sekali lagi untuk menutup tetingkap Pengaturan Lihat Lanjutan.
Kami akan membuat mesej yang sepadan dengan penapis yang kami sediakan dipaparkan dengan ungu dan tebal. Tetapkanlah padamu namun anda mahu, klik butang "OK", klik "OK" sekali lagi untuk menutup tetingkap Pemformatan Bersyarat, dan kemudian sekali lagi untuk menutup tetingkap Pengaturan Lihat Lanjutan.
Kaedah-Kaedah diterapkan dengan serta-merta. Anda dapat melihat di bawah bahawa mesej yang memenuhi syarat kami kini berani dan ungu.
Kaedah-Kaedah diterapkan dengan serta-merta. Anda dapat melihat di bawah bahawa mesej yang memenuhi syarat kami kini berani dan ungu.
Ini hanya satu contoh yang mudah-anda boleh menambah banyak keadaan, bahkan yang sangat kompleks. Kembali ke tetingkap Penapis itu, anda boleh bertukar ke tab "Lagi Pilihan" untuk melihat sekumpulan syarat tambahan yang boleh anda pilih.
Ini hanya satu contoh yang mudah-anda boleh menambah banyak keadaan, bahkan yang sangat kompleks. Kembali ke tetingkap Penapis itu, anda boleh bertukar ke tab "Lagi Pilihan" untuk melihat sekumpulan syarat tambahan yang boleh anda pilih.
Di sini anda boleh memilih untuk memadankan mesej sama ada:
Di sini anda boleh memilih untuk memadankan mesej sama ada:
  • Ia telah diberikan kategori tertentu
  • Ia dibaca atau belum dibaca
  • Ia mempunyai lampiran atau tiada lampiran
  • Ia ditandakan sebagai keutamaan yang tinggi, normal, atau rendah
  • Ia telah ditandakan oleh anda, oleh orang lain, oleh siapa-siapa, atau ditandakan sebagai lengkap
  • Teks yang anda cari perlu dipadankan dengan kes itu
  • Ia saiz tertentu, lebih besar atau lebih kecil daripada saiz tertentu, atau di antara dua saiz

Beralih ke tab "Lanjutan", dan anda boleh membuat keadaan yang kompleks.

Tab Advanced membolehkan anda memilih mana-mana medan dari mana-mana sahaja di Outlook, dan pilih syarat yang anda mahu padankan. Ini mungkin agak mudah, seperti memadankan penghantar ke alamat yang tepat, tetapi anda mempunyai banyak pilihan untuk dipilih. Katakan anda mahu aturan anda sepadan dengan e-mel yang anda terima. Klik butang "Medan", arahkan ke "Bidang Tarikh / Masa," dan kemudian klik pilihan "Diterima".
Tab Advanced membolehkan anda memilih mana-mana medan dari mana-mana sahaja di Outlook, dan pilih syarat yang anda mahu padankan. Ini mungkin agak mudah, seperti memadankan penghantar ke alamat yang tepat, tetapi anda mempunyai banyak pilihan untuk dipilih. Katakan anda mahu aturan anda sepadan dengan e-mel yang anda terima. Klik butang "Medan", arahkan ke "Bidang Tarikh / Masa," dan kemudian klik pilihan "Diterima".
Klik dropdown "Keadaan" untuk memilih keadaan anda.
Klik dropdown "Keadaan" untuk memilih keadaan anda.

Pilihan lebih besar daripada yang anda harapkan:

  • Bila masa
  • Semalam
  • Hari ini
  • Esok
  • Dalam 7 hari yang lepas
  • Dalam 7 hari akan datang
  • Minggu lepas
  • Minggu ini
  • Minggu depan
  • Bulan lepas
  • Bulan ini
  • Bulan depan
  • Pada
  • Pada atau selepas
  • Pada atau sebelum
  • Antara
  • Ada
  • Tidak wujud

Dan bidang lain yang boleh anda pilih menawarkan jumlah pilihan yang sama.

Pilih Keadaan anda, tambah nilai, dan klik butang "Tambah ke Senarai".

Anda boleh menambah banyak syarat ke senarai yang anda suka. Untuk memberikan anda beberapa idea tentang berapa banyak bidang yang ada, lihatlah hanya menu "Semua Mail".
Anda boleh menambah banyak syarat ke senarai yang anda suka. Untuk memberikan anda beberapa idea tentang berapa banyak bidang yang ada, lihatlah hanya menu "Semua Mail".
Menu "Semua bidang Hubungi" mempunyai lebih daripada empat lajur pilihan-banyak yang tidak dapat disesuaikan dengan tangkapan skrin yang masuk akal. Oleh itu, kita tidak akan melalui setiap bidang dan keadaan, tetapi sekarang anda tahu di mana mereka berada dan bagaimana untuk menggunakannya.
Menu "Semua bidang Hubungi" mempunyai lebih daripada empat lajur pilihan-banyak yang tidak dapat disesuaikan dengan tangkapan skrin yang masuk akal. Oleh itu, kita tidak akan melalui setiap bidang dan keadaan, tetapi sekarang anda tahu di mana mereka berada dan bagaimana untuk menggunakannya.

Anda boleh menetapkan pelbagai syarat dalam peraturan untuk mendapatkan sesuatu yang khusus seperti yang anda suka. Mahu mempunyai mesej paparan Outlook dalam font 16pt merah jika mereka dari kenalan tertentu yang diterima dalam tujuh hari yang lalu, mengandungi perkataan tertentu dalam subjek, dan termasuk lampiran? Tidak menjadi masalah.

Bagaimana Menghapus Peraturan

Jika anda telah membuat peraturan dan anda tidak lagi menginginkannya, ia mudah dibuang. Dalam tetingkap Pemformatan Bersyarat, pilih peraturan yang anda mahu padam dan klik butang "Padam". Ingatlah bahawa anda hanya boleh memadamkan peraturan yang anda buat-bukan peraturan lalai terbina dalam Outlook.

Disyorkan: